FASI DEL PROGETTO

Il percorso guidato contiene in dettaglio le fasi di protocollo informatico e gestione elettronica dei documenti Esso si pone pertanto come una utile "legenda" per le Amministrazioni che debbano individuare il proprio stadio di evoluzione rispetto all'iter standard predisposto da AIPA, nonché per la programmazione e definizione del proprio Diagramma GANNT del progetto.
Resta inteso che si tratta di una definizione di massima e restano salve le possibilità di adattamento da parte delle diverse Amministrazioni a seconda delle loro peculiarità ed esigenze.
In particolare, tale iter standard non può e non deve essere letto in chiave assoluta in un duplice senso:

• ciascuna fase può essere composta da 0 a n attività, e ciascuna di queste può rivestire una rilevanza e complessità diverse (in termini di tempi, costi, risorse impegnate);
• le fasi sono poste in successione temporale, ma a volte esse possono essere svolte in contemporanea rispetto ad altre, laddove il risultato che esse producono non sia propedeutico all'avvio della fase successiva.

A seconda quindi delle diverse variabili che caratterizzano ciascuna Amministrazione (dimensioni in termini di dipendenti, distribuzione logistica degli uffici, cultura informatica del personale, contesto tecnologico applicativo esistente), e ancora più del tipo di funzionalità (funzionalità minime, funzionalità aggiuntive, integrazione con processi amministrativi) che si decide di implementare potremo avere iter di progetto estremamente semplificati o, viceversa, ancora più complessi rispetto a quello ipotizzato.
L'unico punto fermo è quello dello svolgimento delle 4 fasi nelle quali, per definizione, si va ad articolare il progetto. Pertanto non sembra possibile ipotizzare stime generali di tempi e/o di costi, le quali invece richiederebbero un'analisi sul singolo caso e rischierebbero di essere fuorvianti se volessimo forzatamente procedere all'individuazione di categorie-tipo, nelle quali far comunque rientrare le diverse Amministrazioni, ed alle quali associare avventati e fuorvianti intervalli di tempi di realizzazione d di costi da sostenere.
In altri termini la numerosità e variabilità dei parametri da prendere in considerazione impedisce, di fatto, la predisposizione di una siffatta schematizzazione, la quale dovrebbe essere talmente articolata da perdere in pratica ogni vantaggio ad un suo utilizzo.
Tale attività in realtà potrà essere svolta sulla base delle esperienze fatte da amministrazioni in fase avanzata di realizzazione che abbiano conseguito, in una determinata fase, buoni risultati in tempi brevi e con costi ridotti. La diffusione delle best practices da utilizzare come utile riferimento per altre Amministrazioni simili che decidano di attuare le medesime funzionalità nell'ambito di un progetto di gestione elettronica dei documenti è uno degli scopi che si propone il Ministro per l'innovazione e le tecnologie.