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Glossario
GLOSSARIO
In questa sezione è possibile consultare le definizioni di quanto viene indicato all’interno della normativa di riferimento, nell’ambito del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali.| A | B | C | D | E | F | G | H | I | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | Z |
Accreditamento facoltativo
Ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera h), del
decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, il riconoscimento del possesso, da parte del
certificatore che la richieda, dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Amministrazioni certificanti
Le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che
detengono nei propri archivi le informazioni e dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive,
o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Amministrazioni procedenti
Le amministrazioni e, nei rapporti con l'utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive di cui alle lettere g) e h) ovvero provvedono agli accertamenti d'ufficio ai sensi dell'articolo 43
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
AOO
Area Organizzativa Omogenea è un insieme definito di unità organizzative di una
amministrazione, che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la
gestione dei flussi documentali.
In particolare, ciascuna AOO mette a disposizione delle unità organizzative clienti il servizio di protocollazione dei documenti in entrata ed in uscita, utilizzando una unica sequenza numerica, rinnovata ad ogni anno solare, propria alla AOO stessa.
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Archiviazione digitale
Processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto,
di documenti digitali, anche informatici, univocamente identificati mediante un codice di
riferimento, antecedente all'eventuale processo di conservazione
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Area organizzativa omogenea
Un insieme di funzioni e di strutture, individuate
dall’amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di
gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell’articolo 2,
comma 2, del d.P.R. n. 428/98
(rif. DPCM 31/10/2000)
Autenticazione di sottoscrizione
L'attestazione, da parte di un pubblico
ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento
dell'identità della persona che sottoscrive
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Carta nazionale dei servizi
Il documento rilasciato su supporto informatico per
consentire l'accesso per via telematica ai servizi erogati dalla pubblica amministrazione
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Casella istituzionale
La casella di posta elettronica istituita da una AOO, attraverso la quale
vengono ricevuti i messaggi protocollati (D.P.C.M. 31 ottobre 2000, articolo 15, comma 3).
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Certificato
Il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione
di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti
contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di
funzioni pubbliche
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Certificati elettronici
Ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera d), del decreto
legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, gli attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche ai titolari e confermano l'identità dei titolari stessi
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Certificatore
Ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera b), del decreto legislativo 23
gennaio 2002, n. 10, il soggetto che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche
o che fornisco altri servizi connessi con queste ultime
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Certificatore qualificato
Il certificatore che rilascia al pubblico certificati
elettronici conformi ai requisiti indicati nel testo unico DPR 445/2000 e nelle regole
tecniche di cui all'articolo 8, comma 2
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Certificatore accreditato
Ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera c), del
decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, il certificatore accreditato in Italia ovvero in altri Stati membri dell'Unione europea ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 2, della direttiva n. 1999/93/CE, nonché ai sensi del testo unico DPR 445/2000
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Certificati qualificati
Ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera e), del decreto
legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, certificati elettronici conformi ai requisiti di cui
all'allegato I della direttiva n. 1999/93/CE, rilasciati da certificatori che rispondono ai
requisiti di cui all'allegato II della medesima direttiv
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Conservazione digitale
Processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Dati per la verifica della firma
I dati peculiari, come codici o chiavi crittografiche pubbliche, utilizzati per verificare la firma elettronica
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Dati per la creazione di una firma
I dati peculiari, come codici o chiavi crittografiche private, utilizzati dal titolare per creare la firma elettronica
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà
Il documento sottoscritto dall'interessato, concernente stati, qualità personali e fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste dal testo unico DPR 445/2000
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Dichiarazione sostitutiva di certificazione
Il documento, sottoscritto dall'interessato, prodotto in sostituzione del certificato di cui alla lettera f)
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Dispositivo per la creazione della firma
Il programma informatico adeguatamente configurato (software) o l'apparato strumentale (hardware) usati per la creazione della firma elettronica
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Dispositivo sicuro per la creazione della firma
Ai sensi dell'articolo 2,
comma 1, lettera f), del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, l'apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica, rispondente ai requisiti di cui all'articolo 10 del citato decreto n. 10 del 2002, nonché del testo unico DPR 445/2000
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Dispositivo di verifica della firma
Il programma informatico (software)
adeguatamente configurato o l'apparato strumentale (hardware) usati per effettuare la
verifica della firma elettronica
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Documento
Rappresentazione in formato analogico o digitale di atti, fatti e dati
intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Documento amministrativo
Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione sono quelle indicate al capo II, sezione III, testo unico DPR 445/2000
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Documento analogico
Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Documento analogico originale
Documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Documento archiviato
Documento digitale, anche informatico, sottoposto al processo di archiviazione digitale
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Documento conservato
Documento sottoposto al processo di conservazione
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Documento digitale
Testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati formati
tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di
elaborazione elettronica, di cui sia identificabile l'origine
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Documento di riconoscimento
Ogni documento munito di fotografia del titolare
e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica
amministrazione italiana o di altri Stati, che consenta l'identificazione personale del titolare
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Documento d'identità
La carta d'identità ed ogni altro documento munito di
fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una
pubblica amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità
prevalente di dimostrare l'identità personale del suo titolare
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Documento d'identità elettronico
Il documento analogo alla carta d'identità
elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno di età
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Documento informatico
Documento digitale sottoscritto con firma digitale ai sensi dell'articolo 8 del Testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 e successive modificazioni
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Documento informatico
La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Esibizione
Operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Firma elettronica
Ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera a), del decreto
legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure
connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di
autentificazione informatica
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Firma elettronica avanzata
Ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera g), del
decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, la firma elettronica ottenuta attraverso una
procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca
identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo
esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Firma elettronica qualificata
La firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Firma digitale
La firma digitale intestata ad una persona fisica, la cui coppia di chiavi è stata
pubblicamente certificata ai sensi del D.P.R. n. 445/2000.
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Firma digitale
E' un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un
sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al
titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica,
rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un
documento informatico o di un insieme di documenti informatici
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Funzionalità aggiuntive
Le ulteriori componenti del sistema di protocollo informatico
necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti nonché
alla accessibilità delle informazioni
(rif. DPCM 31/10/2000)
Funzionalità interoperative
Le componenti del sistema finalizzate a rispondere almeno
ai requisiti di interconnessione di cui all’articolo 11 del d.P.R. n. 428/98
(rif. DPCM 31/10/2000)
Funzionalità minima
La componente del sistema di protocollo informatico che rispetta
i requisiti di operazioni ed informazioni minime di cui all’articolo 7 del d.P.R. n. 428/98
(rif. DPCM 31/10/2000)
Gestione dei documenti
L'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di
protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema
di classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi
autorizzati;
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Identificatore di prima registrazione di un documento protocollato
Le informazioni identificative di registrazione associate ad un documento, originariamente formato all’esterno della pubblica amministrazione, all’atto della sua prima protocollazione in ingresso; nel caso di un documento formato all’interno di una pubblica amministrazione, le informazioni identificative di registrazione associate al documento all’atto della sua protocollazione in uscita.
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Informazioni identificative di registrazione
Le informazioni specificate nell’articolo 9, comma 1,
del D.P.C.M. 31 ottobre 2000, che identificano una registrazione di protocollo.
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Legalizzazione di firma
L'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Legalizzazione di fotografia
L'attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un'immagine fotografica corrisponde alla persona dell'interessato
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Manuale di gestione
Il documento che descrive il sistema di gestione e conservazione di
documenti di una AOO (D.P.C.M. 31 ottobre 2000, articolo 5)
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Memorizzazione
Processo di trasposizione in formato digitale su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o digitali, anche informatici
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Messaggio
Un generico messaggio di posta elettronica.
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Messaggio di aggiornamento di conferma
Un messaggio che contiene una comunicazione di aggiornamento, riguardante un messaggio protocollato ricevuto in precedenza.
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Messaggio di annullamento di protocollazione
Un messaggio che contiene la comunicazione di annullamento di una protocollazione in ingresso di un messaggio ricevuto in precedenza.
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Messaggio di conferma di ricezione
Un messaggio che contiene la conferma della avvenuta protocollazione, in ingresso, di un messaggio protocollato da una AOO ricevente. Un messaggio di conferma di ricezione si differenzia da altre forme di ricevuta di consegna generate dal servizio telematico di posta elettronica in quanto segnala l’avvenuta protocollazione del messaggio e, quindi, la sua effettiva presa in carico, da parte dell’amministrazione ricevente e non il semplice
recapito del messaggio presso la casella di posta elettronica del destinatario.
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Messaggio di notifica di eccezione
Un messaggio che notifica la rilevazione di una anomalia in un messaggio ricevuto.
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Messaggio protocollato
Un messaggio inviato da una AOO mittente per il quale esiste una corrispondente registrazione di protocollo in uscita.
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Normativa sul documento informatico
L’impianto normativo che regolamenta la formazione dei documenti informatici da parte delle pubbliche amministrazioni e in particolare: il D.P.R. n. 445/2000, il D.P.C.M. 8 febbraio 1999, il D.P.C.M. 31 ottobre 2000, la circolare dell’Autorità per l’informatica AIPA/CR/24 del 19 giugno 2000, recante specifiche tecniche per l’interoperabilità tra certificatori e la delibera AIPA 23 novembre 2000, n. 51, recante regole tecniche in materia diformazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi
dell’articolo 9, comma 4, del D.P.R. n. 445/2000.
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Prodotti di firma elettronica
I programmi informatici (software), gli apparati
strumentali (hardware) e i componenti di tali sistemi informatici, destinati ad essere
utilizzati per la creazione e la verifica di firme elettroniche o da un certificatore per altri servizi di firma elettronica.
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Pubblico ufficiale
Il notaio, ad eccezione di quanto previsto dall'articolo 5, comma 4 e
dei casi per i quali possono essere chiamate in causa le altre figure previste dall'articolo
18, comma 2, del Testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica
28 dicembre 2000, n. 445
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Responsabile del servizio
Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo
informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all’articolo 12 del
d.P.R. n. 428/98
(rif. DPCM 31/10/2000)
Riversamento diretto
Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione digitale. Per tale processo non sono previste particolari modalità
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Riversamento sostitutivo
Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione digitale. Per tale processo sono previste le modalità descritte nell'articolo 3, comma 2, e nell'articolo 4, comma 4, della presente deliberazione
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Riferimento temporale
Informazione, contenente la data e l'ora in cui viene ultimato il processo di conservazione digitale, che viene associata ad uno o più documenti digitali, anche informatici. L'operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o è tenuto ad effettuare la conservazione digitale ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Segnatura informatica
L’insieme delle informazioni archivistiche di protocollo, codificate in formato XML ed incluse in un messaggio protocollato, come previsto dall’articolo 18, comma 1, del D.P.C.M. 31 ottobre 2000.
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Sessione di registrazione
Ogni attività di assegnazione delle informazioni nella
operazione di registrazione di protocollo effettuata secondo le modalità previste
dall’articolo 4, comma 3, del d.P.R. n. 428/98
(rif. DPCM 31/10/2000)
Sistema di classificazione
Lo strumento che permette di organizzare tutti i documenti
secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività
dell’amministrazione interessata
(rif. DPCM 31/10/2000)
Sistema di gestione informatica dei documenti (abbr. sistema informatico)
L’insieme delle risorse fisiche, delle reti di comunicazione e dei sistemi software utilizzato e gestito da un’amministrazione o unità organizzativa per il supporto alle attività amministrative (D.P.R. n.445/2000, articolo 1).
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445, Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Sistema di gestione informatica dei documenti
L'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti
Sistema informatico mittente
Il sistema informatico di una AOO che riveste il ruolo di mittente di messaggi di posta elettronica.
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Sistema informatico ricevente
Un sistema informatico di una AOO che riveste il ruolo di ricevente di messaggi di posta elettronica. Più precisamente, il sistema informatico ricevente gestisce la casella istituzionale della AOO cui appartiene (D.P.C.M. 31 ottobre 2000, articolo 15, comma 3).
(rif. Circolare AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Supporto ottico di memorizzazione
Mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti digitali mediante l'impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici, DVD)
(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)
Segnatura di protocollo
L'apposizione o l'associazione, all'originale del
documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il
documento stesso
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
Titolare
La persona fisica cui è attribuita la firma elettronica e che ha accesso al dispositivo per la creazione della firma elettronica
Ufficio utente
Di una area organizzativa omogenea, un ufficio dell’area stessa che
utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico
(rif. DPCM 31/10/2000)
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