CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE

Cos'è la classificazione?

La classificazione è un'attività che consente di organizzare tutti i documenti correnti prodotti da un determinato soggetto (nel caso specifico, da una Area Organizzativa Omogenea), protocollati e non, secondo uno schema articolato di voci (il piano di classificazione, comunemente detto titolario) che descrive l'attività del soggetto produttore identificandone funzioni e competenze.

Quali documenti devono essere classificati?

Sono soggetti a classificazione tutti i documenti che entrano a far parte di un sistema documentale, a prescindere dal loro stato di trasmissione (a prescindere cioè dal fatto che siano documenti ricevuti, spediti o interni) e dal supporto utilizzato (a prescindere cioè dal fatto che si tratti di documenti cartacei o informatici).In quanto strumento di prima organizzazione dei documenti, la classificazione si applica contestualmente allo svolgimento delle attività correnti e mai a posteriori in archivi già formati secondo criteri diversi.

Sul documento di linee guida pubblicato in G.U. si parla a pag.12 di "classificazione decimale" dei documenti. Che cosa si intende precisamente?

In materia di classificazione il DPR 445/2000 ed il DPCM 31.10.2000 non fanno riferimento ad uno specifico sistema di classificazione. Le linee guida a pag.12 della G.U. 249/2003 stabiliscono che il sistema di classificazione "può"(non deve) seguire le regole generali definite dalla classificazione decimale". Il riferimento al sistema di classificazione decimale è, quindi, a titolo esemplificativo anche in quanto si tratta di un sistema di classificazione molto conosciuto ed utilizzato. Ci si riferisce pertanto alla struttura di un sistema di classificazione multilivello rispondente alla strutturazione funzionale delle singole amministrazioni interessate.

Cos'è la fascicolazione?

La fascicolazione è l'attività di riconduzione logica (e, nel caso di documenti cartacei, anche fisica) di un documento all'interno dell'unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, al fine di mantenere vivo il vincolo archivistico che lega ogni singolo documento alla pratica relativa. Tale attività permette di costruire un sistema basato sull'organizzazione funzionale dei documenti in unità complesse stabili nel tempo (i fascicoli), che riflettono la concreta attività del soggetto produttore. La classificazione e la fascicolazione favoriscono la sedimentazione stabile dei documenti prodotti e acquisiti dall'Amministrazione nel corso della propria attività: solo così si assicura la possibilità per l'Amministrazione stessa e per il cittadino di accedere ad una informazione contestualizzata, che dia conto del patrimonio informativo utilizzato a supporto di una determinata attività amministrativa.

Perché creare un piano di classificazione condiviso da tutta l'AOO?

La normativa vigente prevede che le amministrazioni individuino gli uffici da considerare ai fini della gestione unica e coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse (dpr 445/2001, art. 50, comma 4).

È corretto creare un piano di classificazione basato sull'organigramma dell'Ente?

La rapida trasformazione delle strutture organizzative dell'Amministrazione scoraggia l'adozione di piani di classificazione ritagliati sull'organigramma: meglio basarsi sull'analisi delle competenze, delle funzioni e delle attività, che solitamente si rivelano più durature nel tempo.