ASPETTI ORGANIZZATIVI

Soddisfatti gli adempimenti minimi previsti dalla normativa, quali altre possibilità ci sono?

Oltre all’attuazione del nucleo minimo del protocollo, possono essere individuati tre ulteriori "livelli realizzativi", che consentono di migliorare progressivamente l'efficienza, la trasparenza e la qualità dell'azione amministrativa:

• la gestione informatica dei documenti in modalità avanzata (scansione dei documenti cartacei, assegnazione per via telematica all’interessato, gestione avanzata della classificazione, collegamento dei documenti alla gestione dei procedimenti)
• la razionalizzazione dei processi documentali
• la reingegnerizzazione dei processi primari.

Cosa s'intende per BPR?

BPR è l'acronimo di Business Process Reenginering ed è l'applicazione di nuove tecnologie per ridisegnare i processi in modo radicalmente diverso dal passato otenenedo una discontinuità nel livello di prestazione.

Come scegliere il "livello realizzativo" da raggiungere?

Tale scelta si basa su una corretta identificazione delle reali esigenze e degli obiettivi strategici che si vogliono raggiungere, nonché su una precisa analisi della fisiologia dell'Amministrazione, ovvero della struttura in termini di risorse umane e tecnologiche, al fine di determinare l'entità e l'impegno dell'investimento necessario.

Come procedere all'attuazione del progetto?

È necessario creare un apposito gruppo interno di lavoro e posizionarlo al vertice, affinché possa realmente decidere e sostenere le trasformazioni organizzative che il progetto comporta. Il gruppo deve essere composto da esperti nelle diverse materie afferenti al progetto, nonché dai responsabili delle principali unità organizzative; eventualmente possono essere invitati a partecipare anche consulenti esterni, nel caso in cui manchino le specifiche competenze all'interno dell'Amministrazione.

Da dove iniziare l'analisi dei flussi documentali?

Non è importante da dove si parte (documenti in entrata, o in uscita, o ad esclusiva rilevanza interna), quanto piuttosto che non si tralasci alcun tipo di iter documentale.

Quali tipologie di documenti prendere in considerazione nell'analisi dei flussi documentali?

Tale scelta dipende della tipologia di intervento che si intende attuare. A livello generale, è comunque opportuno prendere in considerazione tutti i documenti, anche quelli informali, in particolare tutti quelli che concorrono a determinare gli iter di processo, in quanto non solo garantiscono la trasparenza dell'azione amministrativa, ma costituiscono per l'Amministrazione un preciso know-how di cui fare patrimonio.

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