ASPETTI GENERALI SUL PROTOCOLLO INFORMATICO

Chi ha l’obbligo di realizzare la gestione informatica dei documenti ?

Tutte le pubbliche amministrazioni provvedono, entro il 1 gennaio 2004, a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi.
Ai sensi dell’articolo 1, comma 2 del decreto legislativo n.165/2001, sono amministrazioni pubbliche:

• le amministrazioni dello Stato
• le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo
• le regioni, le province, i comuni, le comunità montane
• i consorzi e le associazioni dei predetti enti
• gli istituti autonomi case popolari
• le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, e le loro associazioni
• gli enti pubblici non economici
• gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative
• le istituzioni universitarie
• le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale

Quali sono gli obiettivi di carattere generale realizzabili attraverso la gestione informatica dei documenti?

Le disposizioni sulla gestione informatica dei documenti consentono di:

• accrescere l’efficienza delle amministrazioni attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali;
• migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa tramite strumenti che rendano possibile un effettivo esercizio del diritto di accesso alla documentazione amministrativa da parte dei soggetti interessati.

Ciascuna amministrazione deve:

• definire un adeguato piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati
• individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici
• istituire i servizi per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi
• nominare i responsabili di tali servizi
• redigere e adottare il manuale di gestione del sistema documentario
• introdurre un sistema informatico per la gestione documentale che preveda almeno il nucleo minimo del protocollo informatico.

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